Sitovien ilmoittautumisten tekeminen
Tietoa sitovista ilmoittautumisista seurojen yhteyshenkilöille Gympeille:
1. Gymppi saa seurakohtaisen ilmoittautumislinkin sähköpostiinsa 1.12. mennessä. Linkistä aukeaa ilmoittautumislomake, jolla osallistujat ilmoitetaan tapahtumaan.
2. Ilmoittautumisessa on kolme vaihtoehtoa:
a) Gymppi ilmoittaa seuran jokaisen osallistujan. Jokainen osallistuja ilmoitetaan omalla lomakkeellaan.
b) Gymppi jakaa saamansa linkin seuran osallistujille ja he ilmoittavat itse itsensä. Tällöin Gymppi ohjeistaa seuransa jäseniä siitä, mihin heidän tulee ilmoittautua (esim. näytökset, kenttäohjelmat, ruokailut jne.) .
c) Molempien vaihtoehtojen sekoitus, eli Gymppi voi myös ilmoittaa osan osallistujista ja jakaa ilmoittautumislinkin osalle seuran osallistujista.
3. Gymppi seuraa oman seuran ilmoittautumisia saamansa seurantalinkin kautta. Linkki toimitetaan Gympeille ilmoittautumislinkin yhteydessä. Seurantalinkistä on mahdollista saada seuran osallistujalista Exceliin.
4. Ilmoittautumisajan lopuksi Gymppi käy tarkistamassa seuran osallistujat saamansa linkin kautta, kuittaa ilmoittautumisen valmiiksi sekä ilmoittaa seuransa laskutustiedot ensimmäistä laskua varten. Kuittaus tehdään erillisen linkin kautta, joka toimitetaan Gympeille sähköpostitse 24.1.2022.
5. Ilmoittautumisen päätyttyä seurat saavat ensimmäisen laskun, jossa laskutetaan varausmaksut: aikuiset ja nuoret 40€ ja lapset 25€ per ilmoitettu osallistuja.
Gympeille toimitetaan sitovien ilmoittautumisten alkaessa tarkemmat ohjeet ilmoittautumisien tekemisestä. Ohje sisältää yleiset tiedot ilmoittautumisista, sekä miten Gymppi ilmoittaa osallistujia ja miten osallistujat voivat ilmoittautua itse. Lisäksi Gympit saavat koosteen ilmoittautumisessa kysyttävistä kysymyksistä ja niiden vastausmuodoista. Sitovia ilmoittautumisia käydään läpi myös seuraavassa etänä järjestettävässä Gymppi-infossa 14.12. klo 17:30. (Tarkemmat tiedot tästä viikolla 46 ilmestyvässä Gymppi-tiedotteessa 6).
Huomioithan, että seurat eivät voi hyödyntää tätä ilmoittautumislomaketta omien jäseniensä laskuttamiseen. Seurat saavat seurantalinkin kautta raportin osallistujista, mitä voi käyttää laskutuksen apuna. Seurat voivat myös esimerkiksi kerätä sisäisesti ilmoittautumiset Hoikaan tai muuhun jäsenrekisteriin, ja laskuttaa osallistujat sitä kautta. Hoikan laajaversion käyttäjille tullaan tekemään lomake, jota seura voi halutessaan käyttää sisäisesti ilmoittautumisten keräämiseen, sekä osallistujien laskuttamiseen. Tämän lisäksi seuran on kuitenkin huolehdittava, että osallistujat ilmoitetaan myös virallisella ilmoittautumislomakkeella.